الف - مشمولين تشرف:
كليه دارندگان قبوض وديعه‌گذاري علي‌الحساب حج تمتع كه تا تاريخ ۱۳۸۴/۱۲/۱۵ در يكي از شعب بانك‌ملي وديعه‌گذاري نموده‌اند مشمول تشرف بوده و مي‌بايست به شرح ذيل اقدام نمايند:
۱) دارندگان قبوض وديعه‌گذاري علي‌الحساب حج تمتع ده ميليون ريالي تا تاريخ فوق الذكر، مي‌توانند مستقيماً جهت ثبت‌نام به كاروان‌ها مراجعه نمايند.
۲) آن دسته از متقاضياني كه اسناد ثبت‌نامي سال‌هاي ۱۳۶۰ و ۱۳۶۳ با مبالغ ۱۸۰ هزار ريال و ۲۰۰ هزار ريال و ۲۵۰ هزار ريال و ۲۷۰ هزار ريال را دارا مي‌باشند مي‌بايست قبلاً با مراجعه به دفتر حج و زيارت استان مربوطه براي تبديل سند خود به قبض وديعه‌گذاري ده ميليون و استفاده از تسهيلات مربوطه اقدام و پس از دريافت قبض جديد از شعبه بانك معرفي شده از سوي حج و زيارت استان براي ثبت‌نام اقدام نمايند.
۳) دارندگان اسناد ۸ ميليون ريالي مربوط به سال۱۳۷۷ و منتهي به ۱۳۷۸/۰۱/۳۱ مي‌بايست قبل از ثبت‌نام به يكي از شعب بانك‌ملي مراجعه و با استفاده از تسهيلات و يارانه مربوطه سه ميليون ريالي نسبت به تبديل قبض وديعه‌گذاري خود به قبض ده ميليون ريالي اقدام نمايند.
۴) دارندگان اسناد ۸ ميليون ريالي ازتاريخ ۱۳۸۷/۰۲/۰۱تا ۱۳۷۸/۱۲/۲۹ بايد قبل از ثبت‌نام به يكي از شعب بانك‌ملي مراجعه و با احتساب سود متعلقه نسبت به تبديل سند خود به وديعه‌گذاري ده ميليون ريالي اقدام نمايند.
۵) كليه افراد واجد شرايطي تشرفي كه در سال‌هاي گذشته در كاروان پذيرش شده وليكن مشرف نشده اند(بستانكاران سازمان) مي‌بايست ابتدا به دفتر حج و زيارت استان مراجعه تا وفق دستورالعمل‌هاي سازمان نسبت به پايدار نمودن قبض وديعه‌گذاري خود از طريق مراجعه به شعب بانك‌ملي وفق ضوابط مربوطه اقدام و سپس به مديركاروان جهت ثبت‌نام مراجعه نمايند. بديهي است اين‌گونه اسناد بعد از تبديل به قبض وديعه‌گذاري ۱۰ ميليون ريالي جديد و ظهرنويسي آن به‌صورت مكانيزه توسط سيستم بانكي با ذكر سابقه و درج شماره قبض اوليه و ممهور نمودن آن به مهر شعبه امكان ثبت‌نام را خواهند داشت.
ب) تاريخ درج اطلاعيه‌هاي استاني (اعلام كاروان‌ها و پذيرش متقاضيان):
اعلام اسامي، نشاني و تلفن مديران منتخب كاروان‌هاي حج تمتع سال ۱۳۹۴ طبق برنامه ذيل براي هريك از استان‌ها خواهد بود:
استان‌هاي تهران، قم، البرز، قزوين، اردبيل، آذربايجان غربي، ايلام، كرمانشاه، بوشهر، خوزستان، سمنان، سيستان و بلوچستان، فارس، كردستان، كرمان، كهكيلويه و بويراحد، لرستان، گيلان، مازندران، هرمزگان، همدان و گلستان: ۳۰ دي ماه ۹۳
استان‌هاي آذربايجان شرقي، اصفهان، چهارمحال و بختياري، خراسان رضوي، خراسان شمالي، خراسان جنوبي، زنجان، مركزي، يزد، كاشان: اول بهمن ۹۳
زمان آغاز پذيرش متقاضيان داراي اولويت تشرف در كاروان‌ها نيز مطابق جدول ذيل خواهد بود:
۱) استان‌هاي تهران، قم، البرز، قزوين: سوم بهمن ماه ۱۳۹۳ از ساعت ۹ صبح
۲) استان‌هاي اردبيل، آذربايجان غربي، ايلام، كرمانشاه، بوشهر، خوزستان، سمنان، سيستان و بلوچستان، فارس، كردستان، كرمان، كهكيلويه و بويراحد، لرستان، گيلان، مازندران، هرمزگان، همدان و گلستان: چهارم بهمن ماه ۱۳۹۳ از ساعت ۹ صبح
۳) استان‌هاي آذربايجان شرقي، اصفهان، چهارمحال و بختياري، خراسان رضوي، خراسان شمالي، خراسان جنوبي، زنجان، مركزي، يزد، كاشان: پنجم بهمن ماه از ساعت ۹ صبح
تذكر مهم ۱) چنانچه در زمان تعيين شده (يك هفته) ظرفيت كاروان‌هاي استان تكميل نگردد، سازمان حج و زيارت از اولويت‌هاي بعدي دعوت به عمل خواهد آورد. لذا تأكيد مي‌گردد دارندگان قبوض داراي اولويت حتماً در مدت مقرر به كاروان‌ها مراجعه نمايند.
ج) نحوه مراجعه و ثبت نام متقاضيان:
در سال جاري نيز مانند سال‌هاي گذشته متقاضيان اعزام به حج تمتع علاوه بر مراجعه حضوري به كاروان‌هاي مجاز (در زمان مقرر)، مي‌توانند درصورت تمايل با مراجعه به نشاني اينترنتيhttp: //haj۹۴.haj.irاز ظرفيت ۵۰ درصدي ثبت‌نام هر كاروان كه به‌صورت غيرحضوري استفاده نموده و نسبت به انجام ثبت‌نام اوليه در كاروان (شهر/ شهرستان) استان محل سكونت خود مبادرت و سپس در مهلت مقرر با مراجعه به كاروان‌هاي مربوطه نسبت به اخذ كد رهگيري و رسيد ثبت‌نام كه حاوي تذكرات و نكات ضروري است اقدام نموده و اصل قبض وديعه‌گذاري خود را به مدير كاروان تحويل دهند.
د) مدارك مورد نياز براي نام نويسي در كاروان:
– اصل و كپي قبض وديعه‌گذاري حج تمتع مطابق بند «الف» اين اطلاعيه
– اصل شناسنامه و تصوير از تمام صفحات آن
– اصل و كپي كارت ملي يا شماره تاييدشده آن
توجه: ساير مدارك موردنياز ازقبيل گذرنامه معتبر و عكس پس از ثبت‌نام توسط مديركاروان به متقاضي اعلام خواهد شد.
هـ) هزينه تشرف:
هزينه قطعي سفر هر كاروان بر مبناي مخارج ارزي و ريالي براي هر زائر محاسبه مي‌باشد كه مبلغ قطعي آن در اطلاعيه استاني براي هر كاروان درج خواهد شد ازينرو از آنجايي كه وديعه اوليه دريافت شده توسط بانك‌ملي به صورت علي‌الحساب بوده، بمنظور رفاه حال زائرين واريز مابه التفاوت هزينه سفر بصورت دو مرحله‌اي پيش بيني گرديده كه مديران كاروان هنگام ثبت‌نام برگه واريز مرحله اول هزينه سفر «ويژه حج تمتع سال ۱۳۹۴» را به متقاضي تحويل مي‌نمايند. زائرين محترم مي‌بايست ظرف مدت يك هفته نسبت به واريز آن با مراجعه به يكي از شعب بانك ملي ايران اقدام نمايند.
بديهي است برگه واريز مرحله دوم مابه التفاوت سفر (كه برحسب هزينه سفر هر كاروان متفاوت مي‌باشد) حدوداً در نيمه دوم فروردين ماه ۱۳۹۴ خواهد بود. تاكيد مي‌گردد زائرين با پيش بيني لازم نسبت به دريافت و واريز بموقع آن اقدام نمايند.
توضيح: مدير كاروان موظف است با هم‌فكري و همكاري سه نفر از افراد برگزيده از سوي زائرين كه در اولين جلسه آموزشي انتخاب مي‌شوند درخصوص تهيه ملزومات شخصي زائرين نظير ساك، لباس احرام و ساير موارد ازقبيل نحوه انتقال به فرودگاه كه به هزينه زائرين خواهد بود تمهيدات لازم را فراهم نمايد. نظارت بر اين‌گونه هزينه‌ها بر‌عهده سه نفر مذكور خواهد بود.
تذكرات ضروري و لازم
۱) متقاضيان پس از نام‌نويسي بايد رسيد مربوطه را از مدير كاروان دريافت و ضمن مطالعه مندرجات آن، آنرا نزد خود نگهداري نمايند.
۲) چنانچه نشاني و تلفن متقاضي نسبت به زمان ثبت‌نام اوليه در بانك تغيير كرده باشد، بايد آدرس و شماره جديد تلفن هنگام ثبت‌نام به مديركاروان اعلام گردد.
۳) متقاضيان محترم مي‌بايست درزمان مقرر نسبت به پرداخت مابه‌التفاوت هزينه سفر و نيز مراجعه به پزشك و مراكز پزشكي كه از سوي مديركاروان معرفي مي‌گردد (جهت انجام معاينات و آزمايشات مربوطه) اقدام نمايند. بديهي است درصورت تأخير متقاضي در اين خصوص، مدير كاروان اجازه خواهد داشت نسبت به جايگزيني وي از ديگر متقاضيان واجد شرايط اقدام نمايد.
و) گذرنامه:
با توجه به اينكه مطابق قوانين كشور عربستان سعودي جهت تشرف به حج تمتع از گذرنامه بين المللي انفرادي استفاده خواهد شد، از اين‌رو لازم است متقاضيان واجد شرايط در صورت نداشتن گذرنامه بين‌المللي از هم‌اكنون نسبت به اخذ گذرنامه جديد اقدام نمايند.
ضمناً متقاضياني كه داراي گذرنامه با تاريخ اعتبار كمتر از ۲۹ اسفند ۱۳۹۴ مي‌باشند نيز بايد نسبت به تمديد و يا تعويض گذرنامه خود اقدام نمايند؛ ضمناً به اطلاع متقاضيان محترم مي‌رساند كه همانند سال‌هاي گذشته با تعامل و همكاري مجدانه ادارات گذرنامه ناجا، امور مربوط به گذرنامه حجاج از طريق دفا‌تر پليس + ۱۰ در كوتاه‌ترين زمان ممكن قابل انجام خواهد بود ازاينرو زائرين محترم مي‌بايست حداكثر تا دهه سوم خرداد ماه ۱۳۹۴، گذرنامه خود را به مدير كاروان مربوطه تحويل نمايند.
ز) نحوه دريافت وجه قرباني زائران:
پس از توافق با بانك توسعه اسلامي در عربستان و نهايي شدن وجه قرباني، مراتب از طريق كاروان به اطلاع زائرين خواهد رسيد تا نسبت به واريز آن به حسابي كه از طرف مدير كاروان به آنان اعلام خواهد شد اقدام نمايند.
ح) نقل و انتقال اسناد:
آن دسته از افرادي‌كه قبلاً با اخذ مجوز سازمان و با مراجعه به دفا‌تر اسناد رسمي قبض وديعه‌گذاري خود را به احدي از بستگان درجه اول خود واگذار نموده‌اند ليكن همچنان قبض وديعه‌گذاري به نام انتقال دهنده باقي‌است مي‌بايست قبلاً با در دست داشتن اسناد مربوطه به يكي از دفا‌تر خدمات زيارتي مراجعه نموده تا اطلاعات آنان در سيستم جامع نقل و انتقال درج و سپس براي تغيير قبض وديعه‌گذاري به نام فرد انتقال گيرنده (احدي از بستگان درجه اول) به بانك‌ملي مراجعه نمايند. تاكيد مي‌شود درصورت عدم طي مراحل فوق‌الذكر امكان ثبت‌نام براي فرد انتقال گيرنده فراهم نخواهد شد؛ ضمناً دارندگان قبوض وديعه‌گذاري داراي اولويت براي اطلاع از ضوابط نقل و انتقال مي‌توانند شخصاً به دفا‌تر زيارتي مراجعه نمايند.
ط) شرايط تشرف مشمولين وظيفه، نظاميان، مقامات و مديران دستگاه‌هاي دولتي:
شرايط خروج از كشور مشمولين، نيروهاي نظامي و انتظامي تابع مقررات مربوطه خواهد بود و سفر آن دسته از مقامات و مديران دستگاه‌هاي اجرايي و نيز فرمانداران و بخشداران كه قبلاً به حج تمتع مشرف شده‌اند تابع مفاد بخشنامه شماره ۴۸۱/۶۱۶۸۹ مورخ ۱۳۸۴/۱۰/۰۴ دبير محترم هيأت دولت خواهد بود.
ي) اقدامات ذيل در رابطه با اسكان زائرين انجام شده است:
۱) با توجه به اينكه در حج تمتع بسياري از امور از جمله مسكن حجاج براساس مقررات وزارت حج عربستان سامان‌دهي و به اجرا گذاشته مي‌شود و سازمان حج و زيارت براي انتخاب هتل‌ها و يا تقسيم ظرفيت‌ها با محدوديت‌هايي روبروست لذا با توجه به مقررات وزارت حج عربستان سعودي كه سرانه متراژ اسكان حجاج در مدينه منوره را ۴ و نيم متر مربع و در مكه مكرمه ۴ متر مربع با احتساب فضاي خدماتي در ساختمان و هتل تعيين نموده، نسبت به تامين محل اسكان حجاج اقدام شده است.
۲) در حج سال آينده نيز با تلاش بسيار امكان اسكان حدود ۹۵% زائرين گرامي در هتل‌هاي منطقه مركزي مدينه منوره و نزديك به حرم شريف نبوي (ص) فراهم گرديده است. ليكن با عنايت به اينكه شرايط اسكان زائرين در مكه مكرمه با مدينه متفاوت مي‌باشد و باتوجه به استقبال زائرين سال‌هاي گذشته از امكانات اقامتي با شرايط بهتر و درخواست افزايش كيفيت بيشتر در مكه مكرمه اين سازمان در جهت تامين درصد بيشتري هتل با شرايط و امكانات بهتر اقدام نموده است ليكن بخش عمده‌اي از زائرين در ساختمان‌ها و هتل‌هاي حج گذشته اسكان خواهند يافت و براي تشرف به مسجدالحرام از اتوبوس‌هاي مخصوص زائران ايراني كه از مناطق مختلف به ايستگاه‌هاي اطراف حرم تردد مي‌كنند، استفاده خواهند كرد.
۳) با عنايت به مطالب فوق، هزينه مسكن هر زائر باتوجه به ساختمان محل اسكان در مدينه منوره و مكه مكرمه محاسبه و تعيين شده است. بنابراين يكي از دلايل مهم تفاوت هزينه‌هاي هر كاروان، مكان اقامت آنان در هر يك از دو شهر مذكور مي‌باشد.
۴) همان‌گونه كه اشاره شد تفاوت هزينه‌هاي كاروان‌ها ناشي از اختلاف قيمت اجاره بهاي مسكن، ايستگاه پروازي و.... مي‌باشد؛ از اين‌رو بر اين اساس به متقاضيان محترم ثبت‌نام در كاروان‌ها توصيه مي‌شود از ابتدا دقت كافي در انتخاب كاروان مورد نظر خود را داشته باشند زيرا به‌دليل ايجاد مشكلات اجرايي، جابه‌جايي زائر در كاروان‌ها مقدور نیست.
۵) درصورت اخذ مجوزهاي لازم از سوي مبادي ذيربط انشاء ا.... كليه زائرين مدينه اول از ايستگاه‌هاي پروازي تعيين شده مستقيماً به مدينه منوره اعزام و از طريق جده به ايستگاه‌هاي پروازي خود بازخواهند گشت. همچنين زائرين مدينه دوم نيز از ايستگاه‌هاي پروازي خود مستقيماً به جده اعزام خواهند شد و در مراجعت از فرودگاه مدينه باز خواهند گشت.